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Os Códigos: Serial, Código Composto e Codificação de Ateliê

"Aplica-se a: Studio Essencial, Studio Pro" "Keyword: códigos serial trabalho ateliê" "Title: Entendendo os Códigos e Seriais | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Desvende os códigos da plataforma Acervo Vivo Studio. Entenda o que é o Serial único, o Código Composto da Série e como usar sua Codificação de Ateliê." "Slug: entendendo-codigos-seriais-studio" "Alt-Capa: Ilustração mostrando a estrutura de códigos alfanuméricos e seriais de uma obra de arte no ateliê"

O que é este documento?

Ao catalogar seus Trabalhos no Acervo Vivo Studio, você notará que a plataforma utiliza diferentes códigos numéricos e alfanuméricos para identificar e ordenar cada peça do seu acervo. Entender a diferença entre o Serial Universal, o Código Composto e a sua Codificação de Ateliê ajudará você a compreender a lógica profunda de organização de pastas e de ordenação visual do sistema.

Como acessar

As configurações de código estão distribuídas na ficha do seu Trabalho:

  1. No menu lateral, acesse Gestão do Acervo → Acervo Completo.
  2. Abra a Ficha Técnica de qualquer Trabalho e localize a seção de Logística & Disponibilidade para ver ou inserir códigos personalizados.
  3. Na aba Sistema do mesmo Trabalho, você pode ver os IDs e Seriais brutos gerados pela plataforma.

Como usar

A plataforma opera com três níveis de identificação para os seus Trabalhos. Veja como cada um funciona:

1. O Serial (O "RG" do seu Trabalho)

  • O que é: O Serial é um código numérico único gerado automaticamente quando o Trabalho nasce no sistema. Pense nele como o "RG" inquebrável da obra.
  • Formato: Um número sequencial (ex: 00006) que garante um registro anti-colisão na sua base de dados.
  • A Mágica no Google Drive: O Serial é o elo mais forte da arquitetura. Quando você faz o upload de imagens pesadas, o Acervo Vivo cria a pasta dessa obra no seu Google Drive e a nomeia usando o próprio Serial. Isso garante que, mesmo que você mude o Título do Trabalho dez vezes, os arquivos físicos nunca se percam na nuvem.
  • Posso alterar? Não. O Serial é imutável e vital para a saúde do banco de dados.

2. O Código Composto (A Lógica de Ordenação)

Além do Serial, a plataforma gera um Código Composto alfanumérico para fins de organização curatorial. Como no Studio a entidade mestre é a Série, este código é espelhado nela.

  • Como é formado: O código 01FLHS202400006 é lido da seguinte forma:
    • 01: Ordem da Série (peso numérico daquela coleção).
    • FLHS: Código da Série (uma sigla gerada automaticamente a partir do título, ex: "Folhas").
    • 2024: Ano de produção do Trabalho.
    • 00006: O Serial único.
  • Para que serve: Ele é o motor passivo que ordena visualmente seus Trabalhos nas grades da plataforma, mantendo as obras da mesma série e do mesmo ano perfeitamente agrupadas.

3. A Codificação de Ateliê (O Seu Sistema Legado)

Muitos artistas já possuem um sistema próprio de numeração desenvolvido ao longo de décadas (ex: PINT-24-001).

  • O Acervo Vivo não obriga você a abandonar seu histórico. Nas Configurações → Definições da sua conta, você pode habilitar a opção "Usa Codificação Própria".
  • Isso ativará o campo Código de Catalogação Antigo na Ficha Técnica de todos os Trabalhos, permitindo que você insira o seu controle humano. O sistema continuará usando o Serial internamente para não quebrar pastas, mas você poderá usar a barra de busca para encontrar obras pelo seu próprio código.

4. A Reciclagem de Tombo (Reaproveitando Seriais)

No dia a dia do ateliê, você pode acabar destruindo ou descartando uma obra. Ao apagar um Trabalho na plataforma, ele não é deletado permanentemente (para a sua segurança), mas se torna um "fantasma" (entra em modo rascunho e é desvinculado de Séries). Para evitar que fiquem "buracos" na sua numeração sequencial de Seriais, você pode reciclar esse número para uma obra nova:

  1. Clique no botão + Novo Trabalho.
  2. Certifique-se de que o campo Quantidade seja exatamente 1 (a reciclagem não funciona para criações em lote).
  3. O sistema fará uma busca silenciosa. Se houver obras "fantasmas", aparecerá uma opção mostrando os Tombos disponíveis para reciclagem.
  4. Selecione o número desejado e preencha os dados. O sistema limpará os dados antigos e salvará a obra nova exatamente em cima daquele Serial reaproveitado!

Perguntas Frequentes

P: Se eu mudar o Título da minha Série, o Código Composto dos Trabalhos muda? R: Sim! Se você renomear a Série, o sistema de Auto-Healing recalculará a sigla da série (ex: de FLHS para outra sigla) e atualizará automaticamente o Código Composto de todos os Trabalhos atrelados a ela, mantendo a ordenação curatorial perfeita.

P: Posso usar apenas a minha Codificação de Ateliê e esconder o Serial? R: Sim! Nas Configurações de Preferências, você conta com duas opções complementares:

  1. "Usa Codificação Própria": Permite cadastrar e buscar obras por seus códigos de ateliê históricos.
  2. "Usa apenas codificação própria" / "Ocultar código do Acervo Vivo" (dependente da anterior): Se ativada, a plataforma exibirá exclusivamente o seu código personalizado (ex: ACS_AP_0001) nos cards de obra, fichas e relatórios, ocultando por completo o número serial sequencial padrão do sistema. Note que se uma obra específica estiver com o campo de código próprio em branco, o sistema exibirá temporariamente o serial padrão para que ela nunca fique sem identificação visual.

⚠️ IMPORTANTE (Validação Obrigatória): Ao ativar a opção "Usa apenas codificação própria" (Ocultar código do Acervo Vivo), o preenchimento do campo Código de Catalogação Antigo (Código Interno) torna-se estritamente obrigatório para salvar a ficha técnica de qualquer obra (nova ou existente). O botão de salvar permanecerá desabilitado e o campo receberá destaque vermelho de erro caso esteja em branco.

Os Três Cenários de Codificação e Exibição de Código (Atualização — Junho de 2026)

A plataforma suporta três modos de exibição de códigos para os Trabalhos, configurados em Configurações → Definições:

  1. Apenas Serial (Padrão): Quando a codificação própria está desativada. Cada obra exibe apenas o serial numérico sequencial da plataforma (ex: 00694).
  2. Dupla Codificação: Quando "Usa Codificação Própria" está ativo mas "Usa apenas codificação própria" está desativado. A plataforma exibe o número serial e o seu código personalizado lado a lado (ex: 00694 · ACS_AP_0001) nas fichas, cards do grid e relatórios exportados.
  3. Apenas Legacy (Apenas Código Próprio): Quando "Usa Codificação Própria" e "Usa apenas codificação própria" estão ativos simultaneamente. A plataforma oculta o serial do sistema e exibe unicamente o seu código histórico (ex: ACS_AP_0001).

Onde a codificação é aplicada:

  • Cabeçalho da Ficha do Trabalho — barra superior escura (Dark Envelope) do modal.
  • Documentos A4 (Fichas e Certificados): Ficha Técnica, Ficha Museológica, Certificado de Autenticidade e Orquestrador Curatorial (PDF/Planilha/Slides).
  • Grid de Obras e Ficha de Palavra-chave: na legenda ou identificador visual de cada card.

Como ativar:

  1. Acesse Configurações → Definições.
  2. Marque o checkbox "Usa Codificação Própria" para ativar a catalogação paralela.
  3. Se desejar esconder completamente o serial do sistema, marque também "Usa apenas codificação própria".
  4. Preencha o campo Código de Catalogação Antigo na Ficha Técnica dos Trabalhos correspondentes.