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Os Códigos: Serial Institucional e Código da Galeria

"Aplica-se a: Galleria" "Keyword: códigos serial obra galeria inventário codificação" "Title: Entendendo os Códigos e a Dupla Codificação | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Entenda como o Acervo Vivo Galleria gerencia a codificação das obras representadas: o Serial do sistema e o seu próprio código de galeria convivendo em todos os documentos." "Slug: entendendo-codigos-seriais-galleria" "Alt-Capa: Ilustração mostrando etiquetas de inventário em obras de arte numa galeria de arte contemporânea"

O que é este documento?

Ao catalogar as Obras representadas pela sua galeria no Acervo Vivo Galleria, você encontrará dois sistemas de identificação operando em harmonia: o Serial Universal gerado pelo sistema e o seu próprio Código de Galeria (número de inventário ou controle interno da instituição). Entender como esses dois identificadores convivem é fundamental para tirar o máximo dos documentos e relatórios gerados pela plataforma.

Como acessar

  1. No menu lateral, acesse Acervo → Coleção Completa.
  2. Abra a Ficha da Obra e localize a seção Logística para ver ou inserir o código interno da galeria.
  3. Na aba Sistema da mesma Obra, você acessa os identificadores técnicos.

Como funciona

1. O Serial (O RG Imutável da Obra)

  • O que é: Código numérico único gerado automaticamente quando a obra é registrada na plataforma (ex: 00031).
  • Por que importa para a Galleria: É o elo logístico que garante que os arquivos físicos da obra (imagens em alta resolução, laudos) nunca se percam no Google Drive, mesmo que o título ou os dados da obra sejam corrigidos.
  • Posso alterar? Não. É o número de chassi do registro.

2. O Código Composto (Código por Autoria)

O agrupador mestre no Galleria é o Artista (Autoria). O código composto alfanumérico reflete isso:

  • Exemplo: 01TARS192800031
    • 01 — Ordem do artista na coleção
    • TARS — Sigla da autoria (gerada do nome do artista)
    • 1928 — Ano da obra
    • 00031 — Serial único
  • Para que serve: Motor de ordenação visual nas grades e relatórios.

3. O Código da Galeria (Sua Codificação Própria)

Galerias e instituições possuem sistemas de inventário pré-existentes (ex: GAL-2024-031).

  • O Acervo Vivo respeita e integra essa memória institucional. Em Configurações → Definições, habilite "Usa Codificação Própria".
  • Isso ativará o campo Código de Catalogação Antigo na Ficha de cada Obra, onde você insere o seu código de galeria.

A Dupla Codificação nos Relatórios

Quando "Usa Codificação Própria" está ativo, o código da galeria aparece junto ao Serial em todos os outputs — não apenas nos Cards de Obra.

Onde você verá a dupla codificação (formato 00031 · GAL-2024-031):

  1. Cabeçalho da Ficha da Obra — barra superior escura (Dark Envelope) do modal.
  2. Documentos A4:
    • Ficha Técnica: última linha da legenda impressa.
    • Certificado de Autenticidade: última linha da legenda central.
    • Ficha Museológica: campo "Código" no cabeçalho e na seção de Identificação.
    • Cadeia de Custódia: campo "Código" no bloco de identificação da obra.
  3. Orquestrador Curatorial (PDF, Planilha e Slides): última linha da legenda de cada obra exportada.
  4. Ficha de Palavra-chave: código exibido abaixo de cada miniatura na grade de Obras Vinculadas.

[!NOTE] Se o campo Código de Catalogação Antigo estiver vazio em uma obra, o sistema exibirá apenas o Serial — sem traço, sem espaço extra.

Perguntas Frequentes

P: O meu Código de Galeria aparece nos contratos e relatórios de consignação? R: Sim. Quando ativo, o código da galeria aparece na legenda de cada obra em todos os documentos PDF, planilhas Excel e apresentações gerados pelo Orquestrador Curatorial, facilitando o cruzamento com seu sistema de controle interno.

P: Posso usar apenas o meu Código de Galeria (Código Antigo) e esconder o Serial? R: Sim! Nas Configurações de Preferências, você conta com duas opções complementares:

  1. "Usa Codificação Própria": Permite cadastrar e buscar obras por seus códigos de galeria históricos.
  2. "Usa apenas codificação própria" / "Ocultar código do Acervo Vivo" (dependente da anterior): Se ativada, a plataforma exibirá exclusivamente o seu código personalizado (ex: GAL-2024-031) nos cards de obra, fichas e relatórios, ocultando por completo o número serial padrão da plataforma. Note que se uma obra específica estiver com o campo de código próprio em branco, o sistema exibirá temporariamente o serial padrão para que ela nunca fique sem identificação visual.

⚠️ IMPORTANTE (Validação Obrigatória): Ao ativar a opção "Usa apenas codificação própria" (Ocultar código do Acervo Vivo), o preenchimento do campo Código de Catalogação Antigo (Código da Galeria) torna-se estritamente obrigatório para salvar a ficha técnica de qualquer obra (nova ou existente). O botão de salvar permanecerá desabilitado e o campo receberá destaque vermelho de erro caso esteja em branco.

Os Três Cenários de Codificação e Exibição de Código (Atualização — Junho de 2026)

A plataforma suporta três modos de exibição de códigos para as Obras, configurados em Configurações → Definições:

  1. Apenas Serial (Padrão): Quando a codificação própria está desativada. Cada obra exibe apenas o serial numérico sequencial da plataforma (ex: 00031).
  2. Dupla Codificação: Quando "Usa Codificação Própria" está ativo mas "Usa apenas codificação própria" está desativado. A plataforma exibe o número serial e o seu código personalizado lado a lado (ex: 00031 · GAL-2024-031) nas fichas, cards do grid e relatórios exportados.
  3. Apenas Legacy (Apenas Código Próprio): Quando "Usa Codificação Própria" e "Usa apenas codificação própria" estão ativos simultaneamente. A plataforma oculta o serial do sistema e exibe unicamente o seu código de galeria histórico (ex: GAL-2024-031).

Onde a codificação é aplicada:

  • Cabeçalho da Ficha da Obra — barra superior escura (Dark Envelope) do modal.
  • Documentos A4 (Fichas e Certificados): Ficha Técnica, Ficha Museológica, Certificado de Autenticidade, Cadeia de Custódia e Orquestrador Curatorial (PDF/Planilha/Slides).
  • Grid de Obras e Ficha de Palavra-chave: na legenda ou identificador visual de cada card.

Como ativar:

  1. Acesse Configurações → Definições.
  2. Marque o checkbox "Usa Codificação Própria" para ativar a catalogação paralela.
  3. Se desejar esconder completamente o serial do sistema, marque também "Usa apenas codificação própria".
  4. Preencha o campo Código de Catalogação Antigo na Ficha Técnica das Obras correspondentes.