Como Registrar uma Venda via Orçamento
"Aplica-se a: Galleria Essencial, Galleria Pro" "Keyword: registrar venda orçamento galleria" "Title: Como Registrar uma Venda via Orçamento | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Aprenda a fechar vendas na Galleria, aprovando orçamentos, dando baixa no estoque de obras e gerando recibos em PDF." "Slug: como-registrar-venda-galleria" "Alt-Capa: Tela do sistema ilustrando a aprovação de um orçamento e o registro da venda" "HelpContext: quotes"
O que é este módulo?
O registro de venda na Galleria transforma um Orçamento comercial em uma transação financeira e logística concreta. Ao aprovar uma venda, a plataforma congela os valores negociados de forma imutável e dá a baixa automática no estoque da galeria, transferindo a posse da obra para o colecionador.
Como acessar
No menu lateral, clique em Operações Comerciais → Orçamentos.
Para criar uma nova proposta, clique no botão "+ Novo Orçamento" no canto superior direito.
Como usar
Siga estes passos quando o cliente aceitar a sua proposta comercial:
- Abra a ficha do Orçamento em negociação.
- Na aba Detalhes, localize o campo de Status e altere-o de Em Negociação para a situação correspondente ao fechamento:
| Status | Significado |
|---|---|
| 🟢 Aprovado | O cliente aceitou todas as obras oferecidas na proposta. |
| 🟢 Aprovado Parcialmente | O cliente fechou negócio, mas optou por levar apenas algumas das obras oferecidas. |
- Imediatamente, a Mesa de Fechamento aparecerá na tela.
- Revise a lista de obras. Se a aprovação for parcial, desmarque as peças que o cliente não levou.
- Edite o Valor Unitário de fechamento de cada obra, caso tenha concedido descontos no balcão.
- Clique em Registrar Venda. O sistema irá baixar o estoque e transferir a posse para o Cliente comprador automaticamente.
- A aba de Faturamento e Entrega (Vendas) ficará disponível. Nela, você pode preencher os Custos Extras (como Embalagem, Moldura) e o valor do Frete. O sistema calculará o Grande Total da venda automaticamente (Obras + Custos Extras + Frete).
- Atenção ao Frete: Se você marcar que o Responsável pelo Frete é a "Galeria", o sistema exibirá o custo como informação interna de gestão (etiqueta laranja), mas não somará esse valor ao Grande Total do cliente, pois o custo foi absorvido.
- Clique em + Adicionar Parcela para documentar como o pagamento foi acordado. Você pode digitar valores fixos (ex:
2525) ou percentuais (ex:50%), e o sistema fará o cálculo e a formatação automaticamente.
[!IMPORTANT] Trava de Auditoria (Fricção Positiva): O botão "Salvar Alterações" ficará inativo até que a soma de todas as parcelas seja exatamente igual ao Grande Total (centavo por centavo). A barra de alerta indicará em vermelho ou âmbar a diferença pendente. Quando o valor bater perfeitamente, a barra ficará verde e você poderá salvar.
Perguntas Frequentes
P: Posso alterar o valor da venda depois que ela for registrada? R: Sim. A tabela de obras vendidas (Espelho de Faturamento) permite que você edite o valor unitário negociado para corrigir pequenos erros de digitação diretamente na aba de Vendas, sem precisar refazer o orçamento. Nota: Qualquer alteração no valor das obras exigirá que você reajuste as parcelas para satisfazer a Trava de Auditoria.
P: Quais informações ficam congeladas no registro do Espelho de Vendas? R: Além do valor de venda unitário, o sistema congela a Autoria (nome do artista concatenado ao título) e o Valor Líquido do artista (Net Price) naquele exato momento. Isso garante estabilidade para a emissão futura de recibos de repasse. Você também pode editar manualmente esse Valor Líquido diretamente no grid do Espelho de Vendas sem afetar o cadastro mestre da obra.
P: Se eu mudar o valor base da obra na galeria no ano que vem, o registro da venda antiga muda? R: Não. O sistema utiliza um "Snapshot Financeiro". O valor congelado na Mesa de Fechamento fica selado no histórico, protegendo a integridade contábil do seu passado.
P: Se eu registrar a venda no Orçamento, onde mais isso muda no sistema? R: Registrar a venda afeta o ecossistema da seguinte forma: altera automaticamente a Situação das Obras para "Vendido" no Inventário da Galeria, registra o Cliente como o novo possuidor, e gera um registro financeiro no Histórico de Movimentação (Ledger) de cada peça.
P: Onde eu emito os recibos em PDF da venda fechada? R: Acesse a aba Documentos e Anexos do seu Orçamento. Você notará que o botão de "Recibo da Venda" sempre esteve lá ensinando o caminho, mas em tons de cinza. Ao aprovar a venda, esse botão ganha vida (cor verde) e opções adicionais (como Recibos de Repasse e Romaneios logísticos) são reveladas. Clique para gerar seus PDFs oficiais.