O Guia Definitivo da Obra: Do Inventário à Gestão Patrimonial

"Aplica-se a: Guardian Essencial, Guardian Pro" "Keyword: catalogar obras coleção completa" "Title: Como Catalogar Obras e Tiragens | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Domine a gestão da sua coleção de arte no Acervo Vivo Guardian. Aprenda a registrar obras, fazer upload seguro no cofre e gerenciar a documentação patrimonial." "Slug: guia-definitivo-obra-guardian" "Alt-Capa: Ilustração mostrando a interface de inventário do Acervo Vivo Guardian com as abas de ficha técnica e registros da coleção abertas"

O que é este módulo?

A Coleção Completa é o coração operacional do seu patrimônio digital. É aqui que as obras de arte recém-adquiridas nascem no sistema e ganham rastreabilidade curatorial e logística. Diferente de planilhas estáticas, a Ficha da Obra no Acervo Vivo atua como um prontuário inteligente: ela se adapta à natureza da peça, organizando desde as dimensões até os recibos de compra e laudos de restauração em abas dedicadas.

Como acessar

No menu lateral esquerdo, clique em Inventário da Coleção → Coleção Completa. Para registrar uma nova peça, clique no botão + Nova Obra no canto superior direito.

Como usar (O Fluxo de Registro da Obra)

O tombamento de uma Obra ocorre em duas grandes fases: o registro inicial (para garantir a rastreabilidade) e o enriquecimento documental (preenchimento das abas).

1. O Tombamento (Registro Inicial)

Por que a plataforma exige que você preencha um formulário rápido antes de abrir a ficha completa? Nós chamamos isso de A Regra do Número de Série. O sistema precisa primeiro garantir e "cravar" um código Serial inviolável para a peça no banco de dados. Só com esse número de controle ("RG") gerado é que ele consegue desenhar a arquitetura das pastas seguras no cofre do seu Google Drive.

Registro Unitário: Selecione o Artista (Autoria), a Linguagem, o Título e o Ano. Se souber, já insira as Dimensões. Clique em Criar e Editar Ficha para entrar nela imediatamente.
Tombamento em Lote: Vai cadastrar uma série de 20 gravuras da mesma pasta de um artista adquiridas de uma vez? Altere a Quantidade para 20. O sistema gerará um painel de carregamento logístico e você logo terá registros distintos e sequenciais criados instantaneamente para editar depois.
Quando usar o Lote: Ideal para entrada massiva de conjuntos de obras (ex: lotes de leilão, pastas de gravuras ou série de fotografias) onde os dados base são idênticos, permitindo que você foque depois apenas na catalogação individual e laudos.

2. O Upload Híbrido (O Cofre vs. A Vitrine)

Ao entrar na Ficha da Obra, a segurança de dados para seu patrimônio entra em cena através de dois locais de upload distintos e inteligentes:

A Imagem Principal (Upload Ágil Lateral): Observe o contorno pontilhado na coluna da esquerda. Ele permite imensa rapidez: você pode simplesmente arrastar a foto original do seu computador e soltá-la (Drag & Drop) sobre ele. Preste atenção: o upload falhará se a peça não tiver uma Autoria (Artista) definida! Isso garante que a foto nunca vá para uma pasta errada ou "órfã" na nuvem.
O Segredo do Tamanho Visível Híbrido: Sabe quando você faz o upload de uma foto de "10 MB" pelo seu celular mas, no sistema, ela mostra apenas "20 KB" ou parece "embaçada" nos primeiros instantes? Fique tranquilo(a). O Acervo Vivo nunca comprime sua obra matriz original. O seu arquivo pesado e intocado está seguro no cofre do Google Drive para auditorias futuras. O que você vê na tela é uma "miniatura inteligente" projetada para carregar voando no seu 4G. Em 5 segundos, o "relógio de nitidez" do sistema substitui a versão borrada pela versão oficial em alta resolução.
Imagens Adicionais (A Curadoria da Mesa de Luz): Na aba "Imagens Adicionais" (Carrossel), siga o mantra da curadoria: Primeiro guarde (no Cofre), depois selecione a Vitrine. Suba as fotos de detalhes (assinaturas, versos) e use o botão "Selecionar da Pasta". A sua Mesa de Luz abrirá — uma galeria escura onde você clica nas fotos (borda verde acende) para enviá-las enfileiradas ao público/catálogo.
Válvula de Resgate — Buscar no Google Drive: Se uma foto foi enviada para a pasta da obra fora da plataforma (direto pelo App do Drive, por exemplo), ela pode sumir da Mesa de Luz. Clique em "Buscar no Google Drive" na parte inferior da galeria para invocar toda a biblioteca invisível e regularizá-la permanentemente no sistema.

3. O Dashboard da Obra (Navegando pelas Abas)

A ficha de uma Obra no perfil Guardian é focada em proteção patrimonial e divide-se nas seguintes abas:

Aba 1: Ficha Técnica (A Identidade e Custódia)

Onde mora a Gestão da Coleção. O formulário reage à sua logística: se você definir a Situação como "Em Comodato", o sistema solicitará automaticamente a Instituição de destino; se marcar como "Em Restauro", o sistema preparará a rastreabilidade correspondente.

Aba 2: Conceito e Matéria (História e Materialidade)

Focada na estrutura física e no valor curatorial.

Matéria e Suporte (Rastreabilidade): Ao registrar os Materiais (ex: Tinta a óleo), você alimenta um banco de dados cruzado. No futuro, poderá listar todas as peças da coleção que compartilham a mesma técnica.
Gestão de Polípticos e Integridade: Caso a peça seja composta por várias partes (Dípticos, Trípticos ou Polípticos), ative esta opção. O sistema exigirá a descrição do conjunto, prevenindo que em movimentações futuras se esqueça ou se fragmente o grupo original por engano.
Requisitos de Exibição e Armazenamento: Use campos detalhados de mancha, suporte, moldura e embalagem. Essas informações são fundamentais para o cálculo de prêmios de seguro e logística de montagem de exposições.
Statement e Fortuna Crítica: Registre o texto do artista sobre a obra no campo Conceito e anexe Links Externos para vídeos de processo ou artigos acadêmicos que valorizam a peça.

Aba 3: Registros da Coleção (O Prontuário)

💡 Esta aba é uma exclusividade do plano Guardian Pro. O núcleo de governança e proteção do seu patrimônio. Atua como um "Prontuário Médico" vitalício da obra:

Procedência e Auditoria: Registre recibos de compra, notas fiscais e rastro de antigos proprietários.
Avaliações Financeiras: Controle o histórico de valorização e laudos de seguro (Valuation).
Conservação e Restauro: Documente cada intervenção, dano ou limpeza realizada, garantindo que o próximo curador ou herdeiro saiba exatamente como a peça foi tratada ao longo das décadas.

Aba 4: Documentos e Anexos (A Mesa de Exportação)

É o motor onde você acessa a pasta física da obra no seu Drive e emite relatórios em PDF.

Ficha Museológica: Gera um documento A4 de alta fidelidade com os metadados da obra.
Atenção sobre Certificados: Diferente dos artistas, colecionadores e instituições não emitem Certificados de Autenticidade primários, portanto, este botão não existe no painel Guardian. Você deve guardar os certificados originais escaneados na pasta da obra.
No rodapé da página, você encontra o Monitor do Drive, exibindo a pasta real da obra sincronizada na nuvem.

Aba 5: Internacionalização (O Mercado Global)

Crucial para coleções que participam de feiras internacionais ou empréstimos para museus estrangeiros.

Habilitação: Ative seu idioma secundário no menu Minha Conta > Idiomas e Valores.
Tradução Assistida (IA Atlas): Clique no botão "Sugerir Tradução (IA)". O Atlas (nossa IA curatorial) analisará os termos técnicos brasileiros e sugerirá as nomenclaturas museológicas equivalentes e mais modernas em inglês ou espanhol.
Legendas Prontas: O painel lateral gera automaticamente as legendas no idioma estrangeiro. Basta copiar e colar.

Aba 6: Sistema (Auditoria e Infraestrutura)

O "Painel do Auditor". Exibe os bastidores técnicos que conectam a obra ao banco de dados e à nuvem.

Anatomia do Código Patrimonial: O código Serial Universal é gerado por uma concatenação lógica que identifica a Autoria e a sequência cronológica da peça na sua coleção.
Monitor de Segurança: Exibe os IDs internos do Google Drive (GoogleFileID e GoogleDrivePastaTrabalhoID).
⚠️ Regra de Ouro: Só altere estes campos se o suporte técnico solicitar. Eles são as pontes vitais entre a sua ficha e os seus arquivos na nuvem.
Serial (Manipulação): Um campo poderoso para gestores avançados. Alterar este número força o sistema a recalcular e reordenar a posição desta obra em todo o inventário daquele artista.

Perguntas Frequentes

P: A obra que comprei é uma Tiragem (ex: Gravura 3/10). Como eu a cadastro? R: O sistema trata as tiragens como "Cidadãs Plenas" e objetos físicos independentes. Ao cadastrar a obra, marque a opção "Trabalha com Tiragens" e especifique exatamente qual é a cópia sob sua posse (ex: "Exemplar 3/10"). Toda a gestão de localização e avaliação financeira incidirá exclusivamente sobre o seu exemplar.

P: Comecei a digitar a descrição do laudo e cliquei fora da janela. Perdi tudo? R: Não! O sistema atua com o protocolo de Navegação Segura (Safe Navigation). Se houver qualquer edição não salva e você tentar fechar a janela, a plataforma bloqueará a tela e perguntará se você deseja salvar as alterações em segurança, impedindo a perda de dados.