Seu Google Drive e o Acervo Vivo Guardian

"Aplica-se a: Guardian Essencial, Guardian Pro" "Keyword: Google Drive, Pastas, Arquivos, Integração, Estrutura, Backup" "Title: Seu Google Drive e o Acervo Vivo Guardian | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Entenda como o Acervo Vivo Guardian organiza automaticamente seus arquivos no Google Drive, quais ações são seguras e quais devem ser evitadas para preservar a integridade do seu acervo digital." "Slug: google-drive-acervo-vivo-guardian-estrutura-pastas" "Alt-Capa: Diagrama simplificado da estrutura de pastas do Google Drive conectada à plataforma Acervo Vivo Guardian."

Ao utilizar o Acervo Vivo Guardian, seus arquivos (imagens de alta resolução, laudos, certificados) não ficam em servidores da plataforma. Eles são armazenados diretamente na sua conta pessoal do Google Drive, sob seu total controle e propriedade. Esta é uma decisão arquitetural intencional: mesmo que você um dia deixe de usar a plataforma, seus arquivos permanecem organizados e acessíveis.

1. A Estrutura de Pastas (A Árvore Automática)

A plataforma constrói e mantém uma hierarquia inteligente dentro da pasta principal que você compartilhou com o Acervo Vivo:

📁 [Sua Pasta Principal]
    └── 📁 Trabalhos
            └── 📁 [Nome do Artista]       ← Organização por autor
                    ├── 🖼️ [Imagem Principal da Obra]
                    └── 📁 [Código Serial]  ← Pasta individual da obra
                            ├── 🖼️ Imagens extras e detalhes
                            └── 📄 Laudos e documentos

Entendendo cada nível:

Pasta do Artista: Para cada Artista cadastrado nella plataforma (Ex: "Tarsila do Amaral", "Lygia Clark"), o sistema cria automaticamente uma subpasta correspondente dentro de Trabalhos. Esta é a unidade organizadora primária da coleção.
Imagem Principal: O arquivo da foto principal de cada obra fica dentro da pasta do Artista a que ela pertence. O sistema nomeia e renomeia este arquivo automaticamente (ex: [Título] – [Ano] – [Técnica].jpg).
Pasta Serial da Obra: Para imagens extras, múltiplos ângulos, laudos e documentos, o sistema cria uma pasta individual nomeada com o Código Serial da obra (ex: 00156), dentro da pasta do respectivo Artista.

2. O Que Você PODE Fazer com Segurança

✅ Adicionar arquivos dentro da pasta serial de uma obra (ela contém imagens de referência, documentos).
✅ Criar subpastas dentro da pasta serial para organização interna (ex: uma subpasta "Processo").
✅ Baixar, visualizar e compartilhar qualquer arquivo.
✅ Editar documentos Google gerados pela plataforma (Docs, Sheets) para personalizações pontuais.

3. O Que Você DEVE EVITAR (Avisos Críticos)

[!WARNING] Não renomeie e não mova as pastas de Artista nem a pasta raiz Trabalhos. A plataforma as localiza por nome e mover ou renomear quebra a integração com o inventário.

[!WARNING] Não renomeie o arquivo de Imagem Principal que fica dentro da pasta do Artista. A plataforma gerencia o nome e o vínculo deste arquivo automaticamente. Alteração manual resulta em imagem "desaparecida" no inventário.

[!WARNING] Não renomeie as pastas seriais (ex: 00156). Elas são o elo de ligação entre o Drive e o registro da obra no banco de dados.

[!CAUTION] Ao excluir uma obra na plataforma, o sistema não apaga o arquivo do Drive. Ele renomeia a pasta com o prefixo apagado- para fins de auditoria. Se você excluir manualmente um arquivo no Drive, a plataforma perderá o acesso a ele permanentemente.

4. Backup: Sua Responsabilidade, Nossa Orientação

O Google Drive já oferece redundância e criptografia robustas. Para uma camada extra de segurança patrimonial, recomendamos:

Google Takeout: Ferramenta oficial do Google (takeout.google.com) que permite baixar todos os seus dados periodicamente.
Sincronização Desktop: Use o app Google Drive para Desktop para manter uma cópia local sincronizada.
Serviços Nuvem-para-Nuvem: Ferramentas que fazem backup automatizado do seu Drive para outras nuvens (OneDrive, Dropbox).

A estratégia mais adequada depende do volume do seu acervo e do seu nível de conforto técnico. O importante é ter um plano documentado.