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Seu Google Drive e o Acervo Vivo: Entendendo a Estrutura de Pastas

"Aplica-se a: Guardian Essencial, Guardian Pro" "Keyword: Google Drive Guardian" "Title: Estrutura de Pastas do Google Drive | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Descubra como o Acervo Vivo Guardian organiza os documentos e imagens da sua coleção no seu Google Drive. Entenda a árvore de pastas patrimonial." "Slug: estrutura-pastas-drive-guardian" "Alt-Capa: Ilustração mostrando pastas do Google Drive sincronizadas com a plataforma Acervo Vivo Guardian"

O que é este módulo?

A integração nativa com o Google Drive atua como o Cofre Climatizado da sua coleção. Diferente de outras plataformas, o Acervo Vivo não guarda seus arquivos de alta resolução, notas fiscais e laudos confidenciais em servidores obscuros. A plataforma constrói uma árvore de pastas organizada diretamente no seu próprio Google Drive. Isso garante que você tenha controle, privacidade total e propriedade vitalícia sobre o histórico documental do seu patrimônio.

Como acessar

A estrutura de pastas é criada automaticamente pelo sistema no momento em que você configura sua conta. Para consultar os links e o status da sua conexão:

  1. No menu do usuário (clicando no seu avatar no canto inferior esquerdo), acesse Configurações.
  2. Clique na aba Sistemas.
  3. Na seção Conexão com o Google Drive, você verá os links diretos para cada pasta matriz da sua coleção.

⚠️ Esta área de configuração é exclusiva do Proprietário ou de perfis com nível de Editor da coleção. Usuários com perfil Visualizador não têm acesso.

Como usar

A plataforma funciona como um arquivista silencioso. Você não precisa criar pastas manualmente no Drive; basta catalogar suas obras no Acervo Vivo, e as pastas se organizarão sozinhas.

1. A Árvore de Pastas Automática

Quando a sua coleção é provisionada, o sistema cria uma pasta raiz chamada Acervo Vivo Guardian no seu Drive. Dentro dela, a estrutura principal espelha os seus módulos:

  • Artistas: O coração da sua organização. Diferente de ateliês, colecionadores organizam seu acervo por autoria. Cada artista da sua coleção ganha uma pasta própria. Dentro da pasta do Artista, ficam as pastas individuais de cada Obra dele que você possui.
  • Trabalhos: Pasta de apoio do sistema para processamento das obras.
  • Locais: Guarda documentos de infraestrutura das sedes onde as obras estão armazenadas (sua casa, escritórios, galpões de reserva técnica) ou galerias.
  • Trajetória: Onde ficam armazenados os históricos de eventos e exposições dos quais as obras da sua coleção participaram.
  • Palavras-chave: Onde residem os arquivos de Projetos e agrupamentos transversais.

2. A Lógica de Cofre e Vitrine (Upload de Obras)

Ao cadastrar uma nova Obra e fazer o upload da imagem principal (na coluna lateral da ficha):

  • A plataforma pega o seu arquivo pesado e original (o Master) e o envia direto para a pasta da Obra no Google Drive (O Cofre).
  • Ao mesmo tempo, ela gera uma miniatura super leve e a exibe na plataforma (A Vitrine), garantindo que o inventário carregue instantaneamente no seu celular ou tablet.

3. O Dossiê da Obra (Exclusivo Guardian Pro)

Para assinantes do plano Pro, a rastreabilidade ganha uma camada extra. Sempre que você gerar um registro de Proveniência (recibos de compra), laudos de Conservação (restauros) ou Histórico de Avaliações (seguros), o Acervo Vivo criará subpastas dedicadas dentro da pasta daquela obra específica no Drive. Isso significa que todos os documentos que comprovam a autenticidade e o valor de uma peça orbitam organicamente ao redor dela.

4. O que VOCÊ PODE FAZER com segurança no seu Drive:

  • Adicionar arquivos manualmente: Você pode arrastar notas fiscais, certificados de autenticidade físicos escaneados ou apólices de seguro diretamente para dentro da pasta da Obra no Drive.
  • Fazer downloads e compartilhar: Você pode baixar qualquer arquivo livremente ou compartilhar pastas específicas do Drive com seguradoras e marchands.

5. O que você deve EVITAR FAZER no seu Drive:

  • NÃO renomeie ou mova as pastas principais criadas pelo sistema (como Artistas, Locais, ou as pastas com os nomes dos autores).
  • NÃO apague o arquivo da Imagem Principal que está na pasta. Se precisar trocar a foto de capa de uma obra, faça isso sempre através do botão de upload dentro da própria plataforma Acervo Vivo.

Perguntas Frequentes

P: Se eu apagar uma Obra na plataforma, os arquivos e notas fiscais são apagados do meu Drive? R: Não. O Acervo Vivo possui uma trava de segurança. Ao excluir uma obra no sistema, a pasta dela no Google Drive é apenas renomeada com o prefixo apagado- (ex: apagado-0043). Seus documentos e fotos originais nunca são deletados por nós.

P: Se eu mudar o nome de um Artista ou corrigir o Título de uma Obra no sistema, a pasta muda de nome? R: Sim! A plataforma possui Sincronização Reativa. Se você corrigir a grafia de um autor na plataforma, a respectiva pasta no seu Google Drive será renomeada automaticamente em poucos segundos para manter o espelhamento perfeito.

P: O Acervo Vivo tem acesso às minhas fotos pessoais ou a outras pastas do meu Google Drive? R: Absolutamente não. A nossa integração utiliza o protocolo de segurança restrito do Google (drive.file). A plataforma só tem permissão para "enxergar" e editar os arquivos e pastas que ela mesma criou. Todo o restante do seu Google Drive é invisível e inacessível para o Acervo Vivo.