Estágio do Registro (Status Interno)
"Aplica-se a: Guardian Essencial, Guardian Pro" "Keyword: organizar status coleção" "Title: Estágio do Registro e Fluxo de Catalogação | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Entenda a barra de Estágio do Registro no Acervo Vivo Guardian. Organize o fluxo de catalogação das suas Obras, Laudos e Portfólios." "Slug: estagio-registro-guardian" "Alt-Capa: Ilustração mostrando a barra de progresso e status de catalogação de uma obra de arte na coleção"
O que é este módulo?
Ao catalogar itens na plataforma — sejam Obras, Laudos de Conservação, Avaliações ou Portfólios — você encontrará a barra de Estágio do Registro (antigamente chamada de "Prateleira"). Ela funciona como uma etiqueta de controle interno que rege a saúde dos seus dados patrimoniais. Ela ajuda a organizar o seu fluxo de catalogação, separando visualmente o que ainda está sendo rascunhado do que já é a versão oficial e auditada da sua coleção.
💡 Atenção: O Estágio do Registro é completamente diferente da Situação de uma Obra. A Situação dita onde a arte está no mundo real e a sua logística (ex: Em Comodato, Em Restauro). O Estágio do Registro dita a saúde da digitação do documento no sistema (ex: Rascunho, Revisado).
Como acessar
A barra de Estágio do Registro está fixada no topo absoluto da aba "Ficha Técnica" na imensa maioria dos formulários da plataforma. Ao abrir a ficha de uma Obra, Evento, Laudo ou Portfólio, localize a barra colorida logo abaixo do cabeçalho.
Como usar
1. Estágios para Obras e Rastreabilidade (Laudos)
Ao catalogar uma Obra no seu inventário, ou registrar laudos de Conservação e Avaliações financeiras, use os estágios para guiar sua auditoria documental:
| Status | Significado |
|---|---|
| 🟡 Rascunho | Status padrão. Ficha incompleta, com informações sendo adicionadas, aguardando fotos ou verificação de notas fiscais. |
| 🔵 Revisado | Catalogação concluída. Dados conferidos, precisos e prontos para compor Dossiês Oficiais e apólices de Seguro. |
| ❤️ Favorito | Destaque temporário. Item prioritário que você quer manter "à mão" com acesso muito rápido nas grades de visualização. |
2. Estágios para Documentos e Apresentações
Ao montar Portfólios (recortes temáticos da coleção) ou Dossiês, o estágio foca no seu versionamento:
| Status | Significado |
|---|---|
| 🟡 Em escrita | Você ainda está selecionando as Obras, arrastando a ordem ou redigindo as notas. |
| 🟢 Atual | Versão oficial e vigente. O portfólio está revisado e pronto para ter seu PDF orquestrado e enviado a curadores, museus ou seguradoras. |
| 🟣 Arquivado | Portfólio desatualizado. Mantido apenas para registro histórico. |
3. Estágios para Locais e Infraestrutura
No gerenciamento dos seus Locais (Residências, Reservas Técnicas, Cofres ou Museus parceiros), o estágio reflete o uso daquele espaço:
| Status | Significado |
|---|---|
| 🟡 Em prospecção | Local mapeado, mas ainda não utilizado ativamente para guardar ou exibir as obras da coleção. |
| 🟢 Atual | Local ativo, atualmente abrigando peças do seu patrimônio. |
| 🟣 Arquivado | Infraestrutura que não é mais utilizada pela sua coleção. Mantida para preservar a rastreabilidade e o histórico de localização das obras que passaram por lá. |
Perguntas Frequentes
P: Como faço para ver todas as Obras que estão esquecidas em "Rascunho"? R: É muito simples. Na página da Coleção Completa, clique no botão de filtros no topo da grade e selecione "Rascunho". A plataforma exibirá instantaneamente apenas as fichas que precisam da sua atenção para serem finalizadas ou revisadas.
P: Mudei o status de um Local ou Obra para "Arquivado". A pasta será apagada do meu Google Drive? R: Não. Alterar o Estágio do Registro reflete apenas na forma como o item é filtrado e exibido na plataforma. Nenhuma pasta, laudo ou nota fiscal é excluído do seu cofre no Google Drive por conta desta alteração.